Tuy nhiên, công tác ĐTBD vẫn chưa đạt được hiệu quả như mong muốn, mà một trong những nguyên nhân lại nằm ở chỗ người ta chưa hiểu rõ và chưa đặt ĐTBD vào đúng vị trí của nó trong việc xây dựng và phát triển đội ngũ CBCC và thực hiện CCHC. Trong bài viết này, tác giả tập trung làm rõ quan niệm về ĐTBD CBCC, quy trình ĐTBD  và thực hiện cải cách trong ĐTBD CBCC nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động này.

1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức

Trước hết, chúng ta cần thống nhất quan niệm về ĐTBD. Thông thường, đào tạo được cho là “quá trình tác động đến con người làm cho người đó lĩnh hội và nắm vững những tri thức, kỹ năng kỹ xảo... một cách có hệ thống nhằm chuẩn bị cho người đó thích nghi với cuộc sống và khả năng nhận một sự phân công lao động nhất định” [1]. Đào tạo được xem như là một quá trình làm cho người ta “trở thành người có năng lực theo những tiêu chuẩn nhất định”, còn bồi dưỡng được xác định là quá trình làm cho người ta “tăng thêm năng lực hoặc phẩm chất”. Xét về mặt thời gian, đào tạo có thời gian dài hơn, thường là từ một năm học trở lên, về bằng cấp thì đào tạo có bằng cấp chứng nhận trình độ được đào tạo, còn bồi dưỡng thường chỉ có chứng chỉ chứng nhận đã học qua khoá bồi dưỡng. Việc tách bạch khái niệm ĐTBD riêng rẽ chỉ để tiện cho việc phân tích cặn kẽ sự giống và khác nhau giữa đào tạo và bồi dưỡng. Ở đây chúng ta cần đưa ra một định nghĩa chung cho ĐTBD CBCC.

          Đào tạo được xác định như là quá trình làm biến đổi hành vi con người một cách có hệ thống thông qua việc học tập. Việc học tập này có được là kết quả của việc giáo dục, hướng dẫn, phát triển, và lĩnh hội kinh nghiệm một cách có kế hoạch. Theo định nghĩa của Uỷ ban Nhân lực của Anh, ĐTBD CBCC được xác định như là: một quá trình có kế hoạch làm biến đổi thái độ, kiến thức hoặc kỹ năng thông qua việc học tập rèn luyện để làm việc có hiệu quả trong một hoạt động hay trong một loạt các hoạt động nào đó. Mục đích của nó, xét theo tình hình công tác ở tổ chức, là phát triển nâng cao năng lực cá nhân và đáp ứng nhu cầu nhân lực hiện tại và tương lai của cơ quan.

Trong đạo luật Liên bang của Mỹ, đào tạo được xác định như là một quá trình cung cấp và tạo dựng khả năng làm việc cho người học và bố trí, đưa họ vào các chương trình, khoá học, môn học, hệ thống hoặc nói cách khác là huấn luyện và giáo dục được chuẩn bị, có kế hoạch, có sự kết hợp trong các lĩnh vực khoa học, chuyên ngành, kỹ thuật, cơ khí, thương mại, văn phòng, tài chính, hành chính hay các lĩnh vực khác nhằm nâng cao kết quả thực hiện công việc của cá nhân, tổ chức và giúp họ hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu công tác.

ĐTBD chính là việc tổ chức những cơ hội cho người ta học tập, nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình bằng việc tăng cường năng lực, làm gia tăng giá trị của nguồn lực cơ bản quan trọng nhất là con người, là CBCC làm việc trong tổ chức. ĐTBD tác động đến con người trong tổ chức, làm cho họ có thể làm việc tốt hơn, cho phép họ sử dụng tốt hơn các khả năng, tiềm năng vốn có của họ, phát huy hết năng lực làm việc của họ. Với quan niệm như vậy thì ĐTBD CBCC nhằm tới các mục đích [2] sau:

-       Phát triển năng lực làm việc CBCC và nâng cao khả năng thực hiện công việc thực tế của họ.

-       Giúp CBCC luôn phát triển để có thể đáp ứng được nhu cầu nhân lực trong tương lai của tổ chức.

-       Giảm thời gian học tập, làm quen với công việc mới của CBCC do thuyên chuyển, đề bạt, thay đổi nhiệm vụ và đảm bảo cho họ có đầy đủ khả năng làm việc một cách nhanh chóng và tiết kiệm.

Nhìn chung, ĐTBD là hoạt động nhằm:

-         Trang bị, bổ sung, nâng cao kiến thức, kỹ năng liên quan đến công việc;

-         Thay đổi thái độ và hành vi;

-         Nâng cao hiệu quả thực hiện công việc;

-         Hoàn thành những mục tiêu của cá nhân và của tổ chức.

Đào tạo và phát triển là một nhiệm vụ quan trọng trong tổ chức. Nó không chỉ nâng cao năng lực công tác cho CBCC hiện tại mà chính là đáp ứng các yêu cầu về nhân lực trong tương lai của tổ chức. ĐTBD CBCC là thực hiện nhiệm vụ lấp đầy khoảng trống giữa một bên là những điều đã đạt được, đã có trong hiện tại với một bên là những yêu cầu cho những thứ cần ở tương lai, những thứ mà cần phải có theo chuẩn mực [4].

2. Quy trình đào tạo, bồi dưỡng CBCC

ĐTBD xét theo ý nghĩa của một hoạt động trong tổ chức, là quá trình làm thay đổi hành vi người học một cách có kế hoạch, có hệ thống thông qua các sự kiện, chương trình và hướng dẫn học tập, cho phép cá nhân đạt được các trình độ kiến thức, kỹ năng và năng lực để thực hiện công việc của họ có hiệu quả. Học tập được quan niệm như sau:

-   “Học tập là một quá trình liên tục nhưng cũng là kết quả.

-  Học tập có thể chứng minh được người ta biết những gì mà họ không biết trước đây.(Kiến thức)

-   Học tập có thể chứng minh được người ta có thể làm được những gì mà họ không thể làm được trước đây. (Kỹ năng)

-   Học tập có thể chứng minh được sự thay đổi trong thái độ.(Thái độ)”

Theo nghiên cứu của David Kolb về quá trình học tập của CBCC cho thấy đây là quá trình chuyển từ kinh nghiệm sang hình thành quan điểm để sử dụng trong việc hướng dẫn lựa chọn những kinh nghiệm mới. Để học tập có hiệu quả, cá nhân mỗi người luôn phải thay đổi cách tiếp cận trong quá trình học tập. Có khi họ phải là những người quan sát xem các học viên học tập như thế nào, hoặc trực tiếp tham gia vào phân tích một vấn đề một cách có chủ định. Việc quan sát và phản ánh sẽ giúp hình thành những quan điểm từ thực tiễn và tiếp theo là quá trình thử nghiệm chủ động, là đưa vào thí điểm các quan điểm, ý tưởng mới trong những tình huống mới. Tiếp tục phát triển đưa ra kinh nghiệm cụ thể mới  và chu kỳ lại tiếp tục. Mô hình về chu kỳ học tập chủ động của D. Kolb được mô tả như sau [3]:

Quản lý ĐTBD chính là quá trình tổ chức thực hiện ĐTBD để đạt được mục tiêu của nó. Thông thường người ta cho rằng quy trình ĐTBD bao gồm các thành tố [3] sau đây:

Một cách đơn giản hơn, quy trình ĐTBD dựa trên cơ sở năng lực thực hiện công việc bao gồm 4 thành tố cơ bản sau:

Xác định nhu cầu đào tạo CBCC

Xác định nhu cầu đào tạo nhằm trả lời các câu hỏi chính như: Những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho vị trí công việc? Những kiến thức, kỹ năng cần thiết mà CBCC hiện có? Những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của CBCC đối với vị trí công việc? Làm cách nào để xác định đúng những thiếu hụt đó? Những khóa học nào cần tổ chức để khắc phục những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng cho CBCC? Để nắm bắt nhu cầu đào tạo cần sử dụng các phương pháp sau:

·        Phân tích tổ chức, các kế hoạch hoạt động và kế hoạch nguồn nhân lực.

·        Phân tích công việc, Phân tích đánh giá thực hiện công việc.

·        Điều tra khảo sát đào tạo (Phiếu khảo sát, Thảo luận, lấy ý kiến chuyên gia).

Thông thường, người ta thực hiện các hoạt động xác định nhu cầu đào tạo như sau:

1.     Làm rõ các yêu cầu. Xác định vấn đề đào tạo, quyết định đưa ra những nhiệm vụ mới, làm rõ những mong muốn, nguyện vọng đối với đào tạo, bồi dưỡng.

2.     Lập kế hoạch thực hiện xác định nhu cầu đào tạo. Phân tích nhu cầu đào tạo.

3.     Đánh giá thực trạng về thực hiện công việc.

4.     Xác định những sai sót, thiếu hụt trong thực hiện nhiệm vụ và những hành vi sai lệch.

5.     Xác định nhu cầu đào tạo từ các bước 2, 3 so sánh với bước 4.

6.     Xác định các mục tiêu và nội dung đào tạo.

Lập kế hoạch ĐTBD

Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cần trả lời các câu hỏi chính như: Mục tiêu kế hoạch? Nội dung là gì? Ai thực hiện? thời gian và địa điểm tiến hành? Cách thức thực hiện? Kinh phí? Kiểm tra đánh giá như thế nào? Để dễ nhớ, người ta dùng kỹ thuật 5W, 2H, 2C: Why, what, who, when, where, how, how much, control, check. Một vấn đề quan trọng là cần phải xây dựng một Kế hoạch đào tạo, bao gồm các nội dung sau:

Các nhà nghiên cứu cho rằng, một kế hoạch tốt cần phải rõ ràng về mục tiêu ĐTBD. Các mục tiêu cần được xây dựng theo kỹ thuật SMART: Specific – Cụ thể, Measurable – đo lường được, Achievable – có thể đạt được, vừa sức, Realistic – Thực tiễn, khả thi, Time-bound – thời hạn.

Để giúp cho việc thực hiện công tác tổ chức ĐTBD, người ta đưa ra các công việc cần thực hiện trong thiết kế chương trình đào tạo, như sau:

1.     Liệt kê những mục tiêu đối với chương trình đào tạo.

2.     Xem xét về số lượng học viên, nghiên cứu lấy ý kiến của họ về chương trình.

3.     Liệt kê những cách thức, hoạt động để đạt được mục tiêu.

4.     Quyết định loại hình thức đào tạo nào: tại cơ quan (đào tạo trong công việc) hay tập trung ngoài cơ quan.

5.     Quyết định hình thức phương pháp đào tạo – như huấn luyện, kèm cặp hướng dẫn …

6.     Thảo luận về Chương trình, kế hoạch với những người liên quan, với chuyên gia, học viên và những người lãnh đạo quản lý họ.

7.     Hoàn thiện Chương trình.

Xây dựng nội dung đào tạo, bồi dưỡng cần đảm bảo theo công thức PRACTICE: Practical - Tính thực tế, Relevant - Liên quan, Applicable - Tính áp dụng, Current - Hiện hành, mới đây, Time limit - Thời gian giới hạn, Important - Quan trọng, Challenging - Thách thức, khác trước, Elective - Tuyển chọn, tổng hợp.

Thực hiện kế hoạch ĐTBD

Tổ chức thực hiện kế hoạch ĐTBD cần trả lời các câu hỏi cơ bản như: Có những hoạt động cụ thể nào? Phân công phối hợp như thế nào cho có hiệu quả? Tổ chức sao cho chi phí phù hợp để kết quả cao?

Do đó, để thực hiện kế hoạch ĐTBD, cần phân tích kế hoạch ĐTBD thành các công việc cụ thể: từ ra quyết định tổ chức khóa học, triệu tập học viên, in ấn tài liệu, mời giảng viên, tổ chức chọn địa điểm, điều phối chương trình, theo dõi các hoạt động giảng dạy, chi phí thanh toán, đánh giá, báo cáo sơ tổng kết, thanh quyết toán.

Đánh giá ĐTBD

Đánh giá ĐTBD cần trả lời các câu hỏi chính như: ĐTBD có đạt mục tiêu không? Nội dung có phù hợp không? Chương trình có phù hợp không? Giảng viên có đáp ứng được yêu cầu của chương trình ĐTBD không? Học viên có tham gia vào quá trình ĐTBD không? Công tác tổ chức có tốt không? Học viên học được những gì và họ áp dụng được những điều đã học vào thực tế công việc không? Hiệu quả của chương trình ĐTBD?

Theo các nhà nghiên cứu, có 4 cấp độ đánh giá chương trình đào tạo như sau:

1.     Đánh giá phản ứng của người học: Họ đánh giá như thế nào về ĐTBD vào các thời điểm trước, trong, cuối khoá đào tạo và vào những thời điểm sau đào tạo.

2.     Đánh giá kết quả học tập: Xem xem học viên đã tiếp thu những gì từ khóa học. Kiểm tra kiến thức, kỹ năng, thái độ và đối chiếu với những mục tiêu đã đề ra.

3.     Đánh giá những thay đổi trong công việc: xem người học áp dụng những điều đã học vào công việc như thế nào. Những thay đổi đối với việc thực hiện công việc.

4.     Đánh giá tác động, hiệu quả của tổ chức: Việc đào tạo có tác động, ảnh hưởng tới kết quả của tổ chức, hiệu quả của ĐTBD như thế nào.

Tùy theo các cấp độ đánh giá mà người ta sử dụng các phương pháp đánh giá khác nhau để xem xem thực hiện quy trình ĐTBD đạt kết quả đến đâu, hiệu quả như thế nào.

3. Kết quả thực hiện quy trình ĐTBD CBCC thời gian qua

Thời gian vừa qua, công tác ĐTBD CBCC đã nhận được sự quan tâm lớn của các cấp lãnh đạo và công tác này đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Công tác hoàn thiện khung pháp lý cho công tác ĐTBD CBCC ngày càng được chú ý và đã ban hành nhiều văn bản quy phạm về công tác ĐTBD CBCC. Theo thống kê của Bộ Nội vụ [4] cho thấy trong 5 năm từ 2006 – 2010, kết quả đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) của các bộ, ngành, địa phương là 3.948.773 lượt người. Riêng kết quả ĐTBD CBCC trong giai đoạn này là 2.598.965 lượt người. Theo đó hàng năm, chúng ta đã ĐTBD được gần 800.000 lượt CBCCVC, riêng khối CBCC, là trên 500.000 lượt người. Đây là một kết quả đáng trân trọng, nói lên những nỗ lực lớn của công tác ĐTBD.

Tuy nhiên theo đánh giá chung của các cơ quan có thẩm quyền thì chất lượng đội ngũ CBCCVC chưa tăng lên được nhiều, năng lực của CBCCVC còn chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính và đổi mới đất nước. Có những đánh giá cho rằng có khoảng 30% CBCC thực hiện nhiệm vụ không đạt kết quả, năng lực thực thi công vụ không tốt, mặc dù họ được ĐTBD. Nguyên nhân của những yếu kém trong vấn đề năng lực làm việc của CBCC có thể nằm ở mấy nguyên nhân chính sau:

Một là, hệ thống chính sách, chế độ chưa đồng bộ, chưa thực sự đổi mới để tuyển chọn và giữ chân được những người giỏi, có tài năng trong công vụ. Quan điểm chỉ đạo cần thông suốt và mạnh mẽ hơn trong tổ chức thực hiện chính sách đưa những người có năng lực làm việc hạn chế chưa phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ ra khỏi nền công vụ.

Hai là, ĐTBD dàn trải, không tập trung, không đảm bảo thực hiện tốt quy trình ĐTBD, nên hiệu quả không cao. Thực tế cho thấy còn coi ĐTBD là chi phí thuần túy chứ chưa phải là cách đầu tư vào nguồn vốn con người, vì thế mà cách thức ĐTBD, cách đầu tư còn chưa được chú trọng, gây lãng phí.

Ba là, công tác đánh giá, kiểm tra đối với việc thực hiện công việc của CBCC chưa thực sự là động lực cho CBCC thực hiện tốt hơn nhiệm vụ được giao. CBCC cần được đánh giá, công nhận một cách công bằng, khách quan. Cách đánh giá cào bằng, trung bình chủ nghĩa không khuyến khích CBCC làm việc hăng say, nhiệt tình với tất cả khả năng của họ.

Để khắc phục các yếu kém, tồn tại nêu trên, chúng ta cần từng bước hoàn thiện và tổ chức thực hiện tốt quy trình ĐTBD CBCC, có như thế mới cải thiện tăng cường năng lực thực thi công vụ đối với CBCC.

4. Hoàn thiện quy trình ĐTBD CBCC

Thứ nhất, đảm bảo thực hiện tốt quy trình ĐTBD gồm 4 bước cơ bản là: Xác định nhu cầu ĐTBD, lập kế hoạch ĐTBD, thực hiện kế hoạch ĐTBD và đánh giá ĐTBD. Tuy nhiên có một loạt các yếu tố liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình này như thể chế, ngân sách ĐTBD, chương trình tài liệu, giảng viên và năng lực tổ chức ĐTBD, cơ sở vật chất, trang thiết bị hỗ trợ giảng dạy của cơ sở ĐT cũng như năng lực và động lực học tập của học viên. Xác định nhu cầu ĐTBD là bước cơ bản, quan trọng để xác định xem CBCC cần ĐTBD cái gì, loại năng lực nào cần và loại nào không cần ĐTBD. Xác định nhu cầu ĐTBD cần dựa trên luận thuyết chính là:

Nhu cầu ĐTBD = Năng lực cần có của CBCC – Năng lực hiện có của CBCC

Như vậy, nếu CBCC có năng lực làm việc hiện tại tốt, cao hơn hoặc bằng mức độ năng lực cần có cho vị trí công việc của họ thì không cần ĐTBD. Chúng ta chỉ ĐTBD cho những người có năng lực làm việc chưa đáp ứng được mức độ năng lực cần có cho vị trí công việc của họ. Cách thức đánh giá nhu cầu ĐT là dựa trên sự so sánh giữa mức độ thành thạo công việc của CBCC với mức độ quan trọng của công việc mà họ đảm nhận.

Chương trình đào tạo là một yếu tố quan trọng của quy trình ĐTBD, không có chương trình tốt, ĐTBD sẽ không mang lại hiệu quả cao. Chương trình ĐTBD cần phải dựa trên thực tế công việc của CBCC và quy trình ĐTBD cần phải bắt đầu từ các bản mô tả công việc của CBCC. Bản mô tả công việc này giúp giảng viên xác định các kiến thức (Knowledge), kỹ năng (Skills) và thái độ (Attitude) (viết tắt là KSA) cần thiết để thực hiện công việc. Trên cơ sở mức độ KSA của học viên hiện có để xác định khoảng thiếu hụt về năng lực là nhu cầu cần thiết để ĐTBD nhằm thu hẹp khoảng cách thiếu hụt năng lực này. Chỉ khi tìm ra được khoảng thiếu hụt năng lực, các giảng viên mới thiết kế được chương trình ĐTBD phù hợp. Mô hình các bước thiết kế chương trình ĐTBD như sau:

Thứ hai, phát triển đội ngũ giảng viên có kiến thức và năng lực phù hợp với nội dung ĐTBD. Trong ĐTBD có 4 vấn đề quan trọng liên quan đến nhau là: Cơ quan quản lý đào tạo, cơ sở đào tạo, người học và người dạy. Đội ngũ giảng viên có vai trò lớn trong việc quyết định chất lượng ĐTBD. Đội ngũ giảng viên hiện nay chưa được đào tạo kỹ lưỡng, chuyên sâu và kinh nghiệm thực tiễn cũng không nhiều, nên gặp không ít khó khăn trong ĐTBD CBCC. Hiện nay, đối với các cơ sở ĐTBD CBCC cần chú trọng xây dựng đội ngũ giảng viên kiêm chức đủ về số lượng, có bề dầy kinh nghiệm quản lý và năng lực công tác thực tiễn. Đội ngũ này phải được ĐTBD về nghiệp vụ sư phạm. Các cơ sở ĐTBD cần tìm kiếm những nhà quản lý giỏi, những CBCC có tài năng, giỏi (về lý thuyết và thực hành) trong lĩnh vực làm việc của họ để làm giảng viên kiêm chức.

Đội ngũ giảng viên cần được ĐTBD chuyên môn nghiệp vụ ở các nước phát triển, nhất là đi học tập và thực hiện chuyển giao công nghệ đào tạo hiện đại. Các giảng viên phải là những người trước tiên được tiếp xúc với cách tổ chức quản lý công việc và quy trình ĐTBD của các nước phát triển. Hiện nay, có thể nói, người đi dạy chủ yếu tiếp thu kiến thức và kinh nghiệm của các nước qua đọc sách và tra cứu qua internet. Như vậy đã là rất tốt, rất hữu ích, nhưng hình như vẫn chưa đủ để làm giảng viên ĐTBD CBCC.

Thứ ba, thành lập quỹ quốc gia ĐTBD. Quỹ đặt dưới sự chỉ đạo của Cơ quan quản lý đào tạo cao nhất để thực hiện nhiệm vụ tuyển chọn CBCC có đủ năng lực, có thành tích học tập xuất sắc đi học tập, nghiên cứu ở nước ngoài và ĐTBD chuyên sâu ở trong nước để tạo ra một đội ngũ CBCC trẻ tài năng cho công vụ. Trước hết, cần thống nhất các đề án, dự án về ĐTBD CBCC nằm ở các đơn vị khác nhau về tập trung vào một đầu mối để thống nhất quản lý. Hình thành một chương trình ĐTBD  cán bộ trẻ tài năng, theo cách thi tuyển riêng, cạnh tranh để chọn và ĐTBD họ trở thành những cán bộ nòng cốt trẻ cho công vụ.

Quy trình ĐTBD đã được triển khai trên thực tế ở các mức độ khác nhau, tuy nhiên đã đến lúc cần phải thực hiện một bước mới để hoàn thiện, đảm bảo thực hiện tốt quy trình ĐTBD này nhằm từng bước nâng cao năng lực thực thi công vụ của đội ngũ CBCC./.

TS. Ngô Thành Can

Học viện Hành chính, Học viện Chính trị -Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh

Tài liệu tham khảo:

1.   Viện Từ điển học và Bách khoa toàn thư Việt Nam, Từ điển Bách khoa toàn thư Việt Nam, tập 1, NXB Từ điển Bách khoa.

2.   Bộ Nội vụ, Dự án ADB, 2009, Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.

3.   Michael Armstrong (1996), A Handbook of Personnel Management Practice, Kogan Page Limited, London.

4.   Bộ Nội vụ, 2011, Tổng kết 5 năm (2006 – 2010) thực hiện Quyết định số 40/2006/QĐ-TTg và triển khai Quyết định 1374/QĐ-TTg v/v phê duyệt Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức giai đoạn 2011 – 2015.